電話が怖い、敬語が使えない新入社員の指導方法(言葉遣い、相槌)と考え方

電話が怖い新入社員

数年前から話題になっていましたが、新入社員の実家には固定電話が無い場合も多く、知らない人からの電話に出る経験がないということも珍しくありません。

また、携帯電話に知らない番号から掛かってきても出なければいいので、極度に電話に出ることを怖がります。

新入社員指導

 

テンプレをあらかじめ準備

「私、分かりません。ガチャ」と切らないために、折り返す際の決まり文句や担当者に引き継ぐ際の決まり文句を用意しておくこと、メモを取りながら先方の会社名・担当者名を記録することを練習させる必要があります。

悩む人
なるほど、テンプレをあらかじめ用意して、一緒に練習しておけばいいね!

シミュレーションを行う

企業であれば、先に集合研修を行った上で配属されますが、新型コロナウイルスで集合研修ができない場合やリモートワークが中心の職場ではなかなか難しいのが現状です。

いきなり職場に配属されたケースでは、先輩社員がお手本を見せて、実際にやらせてみるというのが一番効果が高い方法です。

まずはこれができればOK

  • 電話の取り方
  • 担当者への引き継ぎ方
  • 担当者不在時の対応の仕方
  • 相手先の名前と連絡先の尋ね方

社会人一年目であれば、まずは上記対応ができればOKです。多少の漏れがあってもリカバリーができます。

 

言葉遣い

新入社員でも学生時代に飲食店をはじめサービス業で働いた経験のある場合とバイト未経験のまま社会人になった場合とでは、尊敬語や謙譲語を上司や先輩、取引先などシチュエーションに応じて、きちんと使えるかどうか全く違います。

特に入社一年目は、学生時代の友人等との口癖がつい出てしまいます。

そのときに、きちんと指導してあげられるかどうかですが、指導する場合でも指導の仕方・言い方は考えてあげなければなりません。

悩む人
さっきの言い方は良かったですね。プラスで「〇〇」を付け加えるとどう?受け取る印象も違ってこないかな?次に試してみましょう。
ダメ出しばかりだと、自信をなくしちゃうので、良かった点を褒めた上で、振り返りをすると良いですね。